Maintenant que la 2ème édition de « Et Pourquoi Pas ? » est terminée, j’ai enfin un peu de temps à consacrer à ce blog. Et aujourd’hui, on va parler d’un sujet qui en intéresse beaucoup d’entre vous : comment réaliser un budget prévisionnel d’évènement ?
L’exercice est complexe, il faut être capable d’imaginer de combien d’argent on a besoin, sans sur- ou sous-estimer le budget nécessaire. Tout ça pour en général recevoir des fonds, mais aussi pour savoir comment l’argent va être concrètement utilisée. La personne qui devra réaliser le budget a donc une lourde tâche à faire. D’autant plus que ce budget peut être regardé par des personnes extérieures à l’évènement, il faut donc être rigoureux.
Le principe est relativement simple, il faut organiser d’un côté les recettes, d’un autre les dépenses prévues pour l’évènement. Pour les recettes, on sépare les différentes subventions que l’on peut recevoir, en n’oubliant pas de spécifier la provenance, la somme ainsi que l’utilisation de ces subventions si elles doivent être utilisées pour un chose précis.e Une colonne de commentaires peut éventuellement être utile si vous avez des observations à faire. Si vous vendez certains produits, vous pouvez estimer le nombre d’achats que vous allez avoir et multiplier par le prix de vente.
Et c’est là que ça peut devenir difficile, il faut estimer la fréquentation de votre événement si vous ne savez pas exactement combien de personnes vous cibler. Faites plusieurs estimations : basse, moyenne et haute. Et adoptez un budget moyen, en fonction de la communication que vous avez faite. Ce n’est pas une science exacte, mais en vous basant sur des évènements précédents ou des évènements similaires, cela peut vous donner un idée.
En utilisant cette fréquentation vous pouvez alors faire un tableau des dépenses. Chaque dépense doit avoir un nom, une somme, et éventuellement un commentaire. Comptez d’abord les dépenses fixes, c’est-à-dire ne dépendant pas de la fréquentation de l’évènement : location d’un lieu, sécurité, etc. Ensuite viennent les dépenses variables, vous pouvez estimer par personne la consommation de nourriture, une personne pour un évènement d’une après-midi prendra en moyenne 2 cafés (on peut faire des estimations un peu haute mais réalistes). Là non plus, ce ne sera pas exacte, mais l’important dans le budget prévisionnel est d’avoir une idée du coût total de l’évènement. Quand vous avez estimer la consommation par personne de nourriture, vous multipliez par les estimations de personnes que vous avez faite. Cela donne donc des quantités de nourritures. Il vous faut ensuite obtenir le prix de la nourriture, en général vous réalisez votre budget en n’étant pas à côté d’un magasin. Donc le plus simple est d’aller sur les sites de grands magasins (comme E. Leclerc) en cherchant les produits vous obtiendrez leur prix. Il suffit ensuite de multiplier le prix par la quantité de nourriture obtenues précédemment. Et voilà vous avez fini votre tableau de dépenses.
L’important dans un budget prévisionnel, c’est de s’ajuster entre les évènements, de prendre le coup de main par rapport aux estimations. C’est certes une science inexacte, mais il ne faut pas hésiter à demander un budget moyen pour être fixé. En tout cas, bon courage pour votre budget !
Le Nématode
Et pourquoi pas ? 