Des difficultés d’établir un budget prévisionnel

Je crois que de tout ce que nous devons faire pour organiser « Et Pourquoi Pas ? », le budget prévisionnel est ce face à quoi nous sommes le plus démunis. Nous n’avons jamais appris à faire un budget prévisionnel et pourtant il faut bien le faire puisque toute demande de financement ou de sponsoring requiert un budget prévisionnel un minimum sérieux. A chaque nouvelle personne que nous rencontrons, la même question : « Et le budget prévisionnel ?  » (presque aussi fréquente que « C’est ambitieux comme projet, non ? »).

Alors nous devons faire comme pour le reste, apprendre sur le tas, par tâtonnements. Sauf qu’en l’occurrence, ce n’est pas très efficace.

Première difficulté, comment estimer la quantité de nourriture, de post-its, de badges, etc nécessaires quand on ne sait pas combien de personnes seront présentes. Imaginés l’impact sur le budget si on passe de 80 (estimation basse) à 260 personnes (estimation haute). La plus grosse différence se fait sur la nourriture : nous avons choisi de payer le brunch et les boissons, et de vendre avec un léger profit les sandwichs et confiseries. Une solution trouvée, qui n’est satisfaisante que si nous arrivons à estimer la quantité de sandwich que consommera chacun, est d’équilibrer le budget nourriture : la vente des sandwichs doit compenser le prix du brunch et des boissons.

Deuxième difficulté, faire un budget prévisionnel c’est comme faire un serpent qui se mord la queue. On vous demande de donner un budget prévisionnel quand vous faite une demande de financement, de dire de combien vous avez besoin. Mais en soit, si on nous donne 10 000 euros, on utilisera les 10 000 euros au lieu du système D. Alors que si on nous donne 1 000 euros, ce qui a priori est inférieur à la somme dont nous avons besoin (d’après les diverses versions de notre budget prévisionnel) il faudra bien qu’on se débrouille pour réduire nos dépenses. Et si on y arrive, cela veut dire que notre budget prévisionnel était surestimé. Bref, le serpent se mord la queue.

Troisième difficulté, même en faisant cogiter tous nos cerveaux en même temps, il y a des quantités que nous n’arrivons pas à évaluer, des besoins auxquels nous ne pensons pas. Par exemple, combien de café sera consommé en moyenne par personne sur les 24h. Et comment évaluer la proportion de buveurs de café/thé/chocolat chaud ? Comment la qualité du café et des sandwichs impacteront -ils sur la consommation ?

Bref, une sacré prise de tête. En tout, on a déjà dû y passer une vingtaine d’heures, et il commence juste à prendre figure humaine. Ou plutôt figure de budget prévisionnel.

Quand il sera finalisé nous le posterons ici (peut-être avec les différentes versions, pour que notre démarche apparaisse, quoiqu’elle soit tellement chaotique que je doute que notre expérience à ce sujet puisse un jour être utile à quiconque).

Par ailleurs, si un spécialiste des budgets prévisionnels passe par là (sait-on jamais), nous accueillerons son avis à bras ouverts.

La Chapelière

EDIT : Apparemment, beaucoup de nos lecteurs tombent par hasard sur ce blog en cherchant des conseils pour réaliser un budget prévisionnel. Si vous voulez des informations complémentaires sur comment nous nous sommes débrouillés pour finalement mettre au point notre budget prévisionnel, n’hésitez pas à nous contacter. Y compris si vous voulez voir à quoi ressemble notre fichier excel de budget final. Bien sûr, comme l’événement de 24h pour lequel ce budget a été fait n’a pas encore eu lieu, impossible de vous dire si le budget était réaliste !

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